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辦公用品批發第一章 開放系統

我的公司與外在世界的關係

封閉系統討論企業機構的內部運作；開放系統則把重點放在企業機構與外界的關係。一般企業機構很容易因為太過專注於管理日常營運細節，而忽略了經營外部關係。尤其是當時間管理不佳時，這種狀況會更明顯。

顧名思義，開放系統意味著與其他機構或個人接觸的機會。每次接觸都可能帶來一個新契機，當然也可能是危機，或者兩者皆是。假如無法妥善管理這些對外的接觸，甚至沒能及早掌握關鍵人物，那麼在面對突然的競爭者或是搶標的狀況時，就可能因此而反應不及，錯失良機。

許多人經常視企業政策為黑暗的巫術。我卻認為企業政策像是汽車的霧燈。開放系統的霧燈功能越好，照明的範圍就越遠，能見度越高，因此在濃霧中碰撞到障礙物的可能性就越小，安全抵達原定目的地的機會就越大。好的企業政策雖然無法保證成功，但卻會大大降低失敗的可能性。

瞭解公司在開放系統中所處的位置

我曾主持一個由化工公司總監們參與的策略工作坊。工作坊的開頭先說明開放系統與封閉系統的原理。各個總監都承認，他們在管理上都有過於事必躬親的傾向。造成這種現象的一部分原因是，管理架構上出了問題；另一方面也是因為，他們的工作內容比較像是營運部門總監，而非公司總監。我點出時間管理的問題。因為時間管理不良，使得他們在處理事情時，不以事件的重要程度，反而以緊急程度為優先順序。我們將在工作坊中花些時間來為公司的外部關係做體檢。